Bærekraft

Det første du må tenke når du skal innrede et kontor er; hvor lite kan vi endre? Hva kan vi beholde av struktur, inventar og utstyr. Det handler ikke bare om å velge miljøvennlige materialer, men også om å redusere ressursbruk ved å minske avfallsmengden og skape et kontor som er fleksibelt og holdbart over tid.

Regelverk

Det er flere lover og forskrifter som regulerer hvordan arbeidsplassen vår skal være. Arbeidsmiljøloven og Arbeidsplassforskriften er rundt formulert og generelle, men i tillegg har Arbeidstilsynet en forvaltningspraksis.

Eksempel på bestemmelser er:
Alle arbeidsplasser skal i utgangspunktet ha dagslys og utsyn
Hver arbeidsplass må være 6 m². Dette gjelder om det er stillekontor eller åpent landskap.
Takhøyden bør være mellom 2,2m-2,7m
Minimumsstørrelse for en kontorpult 120×80 cm.
Eks. på praksis er: Ett toalett pr 15 ansatte
Eks. på praksis er: Ett stillerom pr 10 ansatte

Organisering kontorareal

Fleksibilitet
Når du organiserer kontorarealet, må du vurdere hvilken type kontorløsning som passer best for dine ansatte og bedriftens arbeidsflyt. En fleksibel løsning som kan tilpasses bedriftens utvikling og vekst, er en god tilnærming. Nye ansettelser eller endringer i selskapet kan kreve justeringer i kontoroppsettet, så det kan være lurt å ikke være for rigid i inndelingen. Bruk hyller som romdelere. Da er det lett å endre romstørrelsen når avdelingen vokser eller minsker.

Vi beregner ca. 23 m² pr pers i et kontorareal, men hvordan skal disse kvadratmeterne utnyttes best mulig?

Cellekontorer: Et eget kontor for 1 eller 2 stk. – et mindre antall. Behovet for avlastningsrom er mindre hvis arbeidsplassene hovedsakelig er cellekontorer. Samtaler og små møter kan foregå på kontorene.

Åpent kontorlandskap: Flere medarbeidere samlet i et åpent rom uten vegger, med mer eller mindre skjerming. Landskapene kan ha forskjellig størrelse. Åpent landskap krever at du i større grad må ta hensyn til dine kolleger, enn når du har et eget kontor. Behovet for flere stillerom og møterom, melder seg.

Man kan selvfølgelig også kombinere cellekontorer og åpent landskap, avhengig av virksomheten og de forskjellige avdelingenes behov.

Stillerom: Hvis du har valgt åpent kontorlandskap som løsning vil du trenge rom hvor den enkelte kan jobbe skjermet i perioder, eller hvor du kan ta telefoner og Teams-møter uten å forstyrre dine kolleger.

Møterom: Hvor mange trenger du og hvor mange skal det være plass til i de forskjellige? Finnes det møterom du kan bruke i fellesarealene?

Teamkontor: Teamkontorer er en hybrid mellom cellekontorer og åpne landskap, der et helt team eller avdeling deler et avgrenset rom. Kan være aktuelt som en permanent løsning for team, men også som et tilbud som kan brukes av forskjellige team ved behov.

Gangsoner: Tenk også over hvordan ansatte og besøkende skal bevege seg i kontorlandskapet, og plasser de forskjellige avdelingene/ansatte på bakgrunn av det.  For eksempel bør avdelinger med mye besøk, bør ligge nærmest inngangen.

Åpent landskap eller cellekontor?

Dette er punkter fra en undersøkelse Sintef-Byggforsk gjennomførte for å få større innsikt i hvordan nye kontorløsninger kan være et virkemiddel til å støtte organisasjoners forretningsstrategi og verdiskaping. Det vil si hvordan kontorutforming kan påvirke og endre organisasjoners arbeidsmåter og produktiviteten.

Hva trenger du av fasiliteter internt i kontorarealet ditt?

Har du nok lagringsplass?
Tenk over om hver enkelt ansatt trenger sitt eget skap eller hylle, eller om det er mer hensiktsmessig med et sentralt lagerområde for hele kontoret.
Det kan være nødvendig med spesifikke oppbevaringsløsninger for papirer, utstyr eller markedsføringsmateriell

Hvordan vil du håndtere avfall?
Skal det være søppelbøtter ved hver arbeidsplass, eller skal søppel kastes på noen få sentrale plasser. Papiravfall ved kopimaskinen for eksempel og restavfall ved kaffestasjonen. Det kan være en god grunn til å strekke på bena.

Sanitæranlegg
Skal det være eget toalett i kontorarealet, eller finnes det i fellesarealene og hva med dusj og garderober? Dette kan være et insentiv til å sykle på jobb for eksempel.

Trenger bedriften en resepsjon?
Hvis bedriften ofte har besøkende, kan en resepsjon være viktig for å gi et godt førsteinntrykk. Men dersom besøk er sjeldne, kan det være like greit å la ansatte selv håndtere sine besøk.

Pauserom og sosiale soner
Trenger bedriften et fullt utstyrt kjøkken, eller holder det med en enkel kaffestasjon? Kanskje er det en kantine i bygget.
Et godt utstyrt pauserom kan også fungere som en sosial sone. Å skape uformelle møteplasser er viktig for å opprettholde en god balanse mellom arbeid og pauser. Slike områder kan fungere som avlastningssoner hvor ansatte kan ta en kort pause fra skjermen, samtidig som de bygger relasjoner med kolleger.

Tekniske behov

Du må også tenke over behovet ditt, når det kommer til tekniske løsninger.
Teknisk forskrift ivaretar lovbestemte minstekrav, men har du noen særskilte behov?
Tenk over Datateknikk, datalinjer og antall strømuttak, AV-utstyr

Lys og solskjerming
Sørg for god allmennbelysning og arbeidsplassbelysning. I tillegg må det finnes solskjerming der det er behov for det.
De fleste nybygg har utvendig solskjerming; klimaskjerm, mens i eldre bygg kan det være behov for en innvendig løsning. Det kan være persienner eller gardiner

Akustikk
I kontorlandskapet kan støy og dårlig akustikk være et problem. Støyreduserende tiltak kan være akustiske paneler, tepper eller lydabsorberende møbler som reduserer ekko og støy fra samtaler og bevegelse.

Interiøruttrykk

Det estetiske uttrykket på et kontor, er viktig. Hvordan det er utformet har stor innvirkningen på trivselen, men det bør også understreke bedriftens virksomhet og kultur. Dette kan du vise på mange måter. Gjennom stil, fargevalg, materialvalg og med møbler, kunst og planter.

Les mer i egen artikkel